Política de manejo de información y datos personales

1. GENERALIDADES

CLARA LIGIA CUBIDES RODRIGUEZ identificada con Cédula de Ciudadanía No. 21.174.668, en representación de la sociedad MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C con número de Identificación Tributaria 822.002.826-8, con dirección de notificación Carrera 31 No. 37 06 Barrio Centro, en la ciudad de Villavicencio, en su operación diaria reúne información de clientes, visitantes, proveedores, colaboradores o a toda persona titular de datos personales la cual mantiene en su base de datos, con la finalidad de desarrollar labores comerciales. De conformidad con la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, la cual regula la Protección de Datos Personales, y demás normas relacionadas vigentes en Colombia, MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C, da a conocer mediante esta política de tratamiento de datos, los términos y condiciones del tratamiento y administración de los datos personales del titular de los datos. El derecho al HÁBEAS DATA es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y le garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a bases de datos tanto de clientes, accionistas, proveedores y empleados.

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C como persona jurídica es la única responsable y es quien decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos, reservándose el derecho de delegar a un tercero dicho tratamiento en caso de ser necesario en función de sus actividades de promoción y mercadeo. Los datos de identificación y ubicación son los siguientes:

2. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

CRA 31 No. 37 – 06 CENTRO, Teléfono: 6624584 – Villavicencio 3 Política Manejo de información y Datos Personales – MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Titular: Persona Natural cuyos datos personales son recolectados, almacenados o utilizados por el Responsable del Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La trasferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3. TRATAMIENTO

MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha CRA 31 No. 37 – 06 CENTRO, Teléfono: 6624584 – Villavicencio 4 Política Manejo de información y Datos Personales – MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, proveedores, clientes, socios y empleados de la compañía.

4. FINALIDAD

Los datos personales son objeto de tratamiento por parte de la empresa con las siguientes finalidades: CRA 31 No. 37 – 06 CENTRO, Teléfono: 6624584 – Villavicencio
5 Política Manejo de información y Datos Personales – MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C

Información de los proveedores y acreedores:

-Para fines comerciales.
-Contabilización.
-Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
-Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC, abogados, aseguradoras, etc.
-Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores. -Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.
-Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

Información de los clientes:

-MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C solicita los datos de los clientes que son atendidos en los diferentes establecimientos de comercio adscritos a esta sociedad, para fines comerciales, fiscales y judiciales, cuando sea el caso.

-Información de los empleados, trabajadores retirados, pensionados y
candidatos a ocupar vacantes:

-Para fines pertinentes a la relación laboral (Afiliaciones a EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.)
-En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle Tratamiento a la información.
-En el caso de requerimientos judiciales y legales.
-Contabilización y pago de nómina.
-Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes. -Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.
-Realizar transacciones.
-Auditorias.

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6 Política Manejo de información y Datos Personales – MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C

-Análisis estadísticos.
-Capacitación y formación.
-Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos, entre otros.

Información de los socios:

-Efectuar el pago de utilidades
-Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.
-Contactos
-Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas por lo cual está comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en este aviso.

5. DERECHOS DEL TITULAR

El Titular tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, e induzcan a error. En todo caso el Titular se obliga a suministrar información veraz.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento, salvo expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
c) Ser informado previa solicitud dirigida del responsable del tratamiento respecto del uso que se le han dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. CRA 31 No. 37 – 06 CENTRO, Teléfono: 6624584 – Villavicencio 7 Política Manejo de información y Datos Personales – MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
por parte del Responsable.

6. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la empresa, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la División administrativa y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

7. AUTORIZACIÓN

MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C, debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta
manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la empresa, tales como:

Por escrito, verbal, a través del diligenciamiento de un formato de autorización de base datos.
Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C asimilará el silencio del
Titular a una conducta inequívoca.

7.1 DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

Para los datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013 y de la
vigencia de la presente política, se tendrá en cuenta lo siguiente:
1. MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C deberán solicitar la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales del modo previsto en el numeral 7 de ésta política (7. AUTORIZACION), a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento de éstos sus políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.
2. Para efectos de lo dispuesto en el numeral 1, se considerarán como mecanismos eficientes de comunicación aquellos que el Responsable o Encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los Titulares registrados en sus bases de datos.
3. Si los mecanismos citados en el numeral 1 imponen al Responsable una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C podrá implementar mecanismos alternos para los efectos dispuestos en el numeral 1, tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, página de Internet del responsable, carteles informativos, entre otros.

Con el fin de establecer cuándo existe una carga desproporcionada para el responsable se tendrá en cuenta su capacidad económica, el número de titulares, la antigüedad de los datos, el ámbito territorial y sectorial de operación del Responsable y el mecanismo alterno de comunicación a utilizar, de manera que el hecho de solicitar el consentimiento a cada uno de los Titulares implique un costo excesivo y que ello comprometa la estabilidad financiera del responsable, la realización de actividades propias de su negocio o la viabilidad de su presupuesto programado.

A su vez, se considerará que existe una imposibilidad de solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos cuando el responsable no cuente con datos de contacto de los Titulares, ya sea porque los mismos no obran en sus archivos, registros o bases de datos, o bien, porque éstos se encuentran desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos.
4. Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos en los numerales 1 , 2 y 3, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del presente Decreto, el Responsable y Encargado podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los Titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la
eliminación del dato.

5. En todo caso el Responsable y el Encargado deben cumplir con todas las disposiciones aplicables de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Así mismo, será necesario que la finalidad o finalidades del Tratamiento vigentes sean iguales, análogas o compatibles con aquella o aquellas para las cuales se recabaron los datos personales inicialmente.

CRA 31 No. 37 – 06 CENTRO, Teléfono: 6624584 – Villavicencio
9 Política Manejo de información y Datos Personales – MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C

7.2 CASOS EN LOS CUALES MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son
protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
 Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir
con fines fiscales, históricos, estadísticos y científicos.
Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido
a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

7.3 A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten.
A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia. Política Manejo de Información.

8. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

8.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida: CRA 31 No. 37 – 06 Centro, Villavicencio (Meta) , o al correo electrónico opticadrmejia@hotmail.com, en la cual deberá informar: nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo. Solicitud presentada al correo electrónico antes mencionado. Una vez recibido el reclamo completo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE PRIVACIDAD:

MEJIA CUBIDES Y CIA S EN C se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.

10. ACEPTACIÓN:

Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de este Aviso de Privacidad, al momento de proporcionar sus datos.

12. VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009, Decreto único reglamentario 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

11. LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 01 de enero de 2016.